زمان؛ این واژهٔ مهم و ارزشمند که خیلی‌ها معتقدند از طلا هم باارزش‌تر است. واقعا هم همینطور است. زمان‌های از دست رفته، هرگز برنمی‌گردند و کسی که قدر لحظه‌هایش را بداند و از آن‌ها به درستی استفاده کند، بازی را برده است؛ شاید راز موفقیت انسان‌های بزرگ هم همین باشد: مدیریت زمان!
در این مقاله، می‌خواهیم درباره تکنیک پومودورو و تاثیر شگفت‌انگیز آن در مدیریت زمان حرف بزنیم؛ پیش از اینکه بگوییم پومودورو چیست، یک سوال مهم از شما دارم:«در ۲۵ دقیقه، چقدر کار مفید می‌شود انجام داد؟» پاسخ این سوال را که دادید، بیایید برویم سراغ بخش اول مقاله…
تکنیک پومودورو چیست؟
پومودورو، یک تکنیک مدیریت زمان است که در آن، به ازای ۲۵ دقیقه تمرکز و کار عمیق، ۵ دقیقه به خودتان استراحت می‌دهید. اصولا پس از ۴ بازهٔ زمانی ۲۵ دقیقه‌ای (یعنی ۱۰۰ دقیقه)، می‌توانید یک استراحت طولانی (مثلا ۳۰ دقیقه‌ای) داشته باشید. البته، این زمان‌ها پیشنهادی هستند و به تناسب توانمندی خود می‌توانید آن را بیشتر یا کمتر کنید.
کلمهٔ پومودورو، در زبان ایتالیایی به معنی گوجه فرنگی است؛ اما زمان به گوجه فرنگی، همانقدر بی‌ربط است که شتر به دریا! پس یک سوال مهم‌تر…
ایدهٔ پومودورو از کجا آمده است؟
بیایید سفری به ایتالیا داشته باشیم تا ببینیم این نام عجیب و جالب از کجا می‌آید…
یک عصر پاییزی، فرانچسکو چیریلو (Francesco Cirillo)، دانشجوی رشتهٔ نرم‌افزار در حال آماده شدن برای امتحان است.
به تایمر روی میزش نگاه می‌کند؛ این گوجه‌فرنگی نفرت‌انگیز، فقط دارد به او دهن‌کجی می‌کند و می‌گوید دیگر زمان زیادی تا امتحان ندارد، اما در ذهن فرانچس، خبرهای دیگری است! حالا حتی یک ثانیه هم ارزشمند است.
تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم می‌کند و به خودش قول می‌دهد در این مدت، روی مسئله متمرکز شود؛ حتی پلک هم نمی‌زند… زینگ زینگ؛ تایمر تمام می‌شود و فرانچس واقعا مسئله را حل کرده است!
این یک داستان نیست؛ ماجرای واقعی ساخت تکنیک پومودورو توسط فرانچسکو چیریلو در دهه ۹۰ میلادی است. تکنیکی که حالا، از ساعت‌ها شب‌بیداری، بهتر عمل می‌کند و می‌تواند تک‌تک ثانیه‌های شما را نجات دهد.
معرفی ۱۴ فضای کار اشتراکی در تهران؛ پشت هر دیوار، یک ایده!
چطور با استفاده از تکنیک پومودورو زمان خود را مدیریت کنیم؟
استفاده از تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان ساده است؛ فقط کافی است تایمر خود را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید، پس از پایان آن، یک استراحت ۵ دقیقه‌ای داشته باشید و هر ۱۰۰ دقیقه هم ۳۰ دقیقه استراحت کنید. حتی اپلیکیشن‌هایی وجود دارند که به تنظیم زمان کمک می‌کنند و با پخش موسیقی، تمرکزتان را بالاتر می‌برند.
اما این تکنیک، ریزه‌کاری‌های خاص خودش را هم دارد. نکاتی که در ادامه می‌گوییم، رازهای طلایی استفاده از این تکنیک هستند که هیچ جا به شما نخواهند گفت؛ پس سراپا گوش باشید:
۱- واقع بین باشید!
اگر خانم X می‌تواند ۴ ساعت پشت سر هم درس بخواند، خب خوش به حالش؛ قرار نیست شما هم بتوانید! برای اینکه تکنیک پومودورو در مدیریت زمان به شما کمک کند، باید واقع‌بین باشید و یک بازهٔ زمانی منطقی برای خودتان تعیین کنید.
بهتر است بازهٔ زمانی بین ۱ الی ۳ ساعت باشد؛ چون بر اساس پژوهش‌ها، حدود ۴۰ الی ۵۰ دقیقه طول می‌کشد تا شما بتوانید روی یک موضوع به طور کامل عمیق شوید و آن را ادامه دهید، پس از آن هم باید کار را ادامه دهید تا به نتیجه برسد.
۲- شرایط را فراهم کنید
نمی‌شود وسط مهمانی تایمر خود را روشن کنید و انتظار داشته باشید ناگهان تمرکزتان با تکنیک پومودورو به طرز شگفت‌انگیزی بیشتر شود. باید شرایط دیگری هم برای تمرکز فراهم باشد؛ مثلا:
- عوامل حواس‌پرتی در اطرافتان وجود نداشته باشد؛
- در مدت تمرکز، هیچکس نتواند مزاحم شما شود و صدایتان بزند؛
- گرسنه و تشنه نباشید (نکتهٔ ساده‌ای است، اما می‌تواند تمرکزتان را به هم بزند)؛
- خسته و خواب‌آلوده نباشید و بتوانید تمرکز کنید؛
- تحت استرس شدید نباشید (چون استرس خودش عامل کاهش تمرکز است.)
پس از اینکه شرایط فراهم شد، می‌توانید امیدوار باشید که تکنیک پومودورو برای تنظیم وقت به کمکتان بیاید.
۳- انگیزه داشته باشید
اگر بگویم تکنیک پومودورو به بهبود انگیزه کمک می‌کند، دروغ نگفته‌ام؛ اما اگر بگویم خودش عامل انگیزه گرفتن است، دروغ بزرگی گفته‌ام! تا زمانی که برای یک کار انگیزهٔ کافی نداشته باشید، هیچ تکنیکی نمی‌تواند به تمرکز شما کمک کند.
حتی اگر از کاری که انجام می‌دهید، نفرت دارید، اما باید آن را به پایان برسانید، می‌توانید از راه‌های زیر انگیزهٔ خود را حفظ کنید:
- برای خود پاداش در نظر بگیرید و پس از اتمام کار، حتما آن را به خودتان تقدیم کنید؛
- درباره کاری که قرار است انجام دهید به دیگران بگویید و از آن‌ها بخواهید پیگیرش باشند؛
- پس از اتمام کار دشواری که به آن علاقه ندارید، حتما یک کار ساده و جذاب انجام دهید؛
- روی نتیجه متمرکز شوید و صرفا به کاری که دارید انجام می‌دهید فکر نکنید.
۴- استراحت‌ها را رد نکنید!
برخی فکر می‌کنند اگر هنگام استفاده از تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان، استراحت‌ها را نادیده بگیرند، تمرکزشان عمیق‌تر می‌شود و زودتر کار را تمام می‌کنند؛ اما این طرز فکر کاملا اشتباه است!
اگر استراحت نکنید، به تدریج تمرکزتان کمتر و کمتر می‌شود و ذهنتان زودتر خسته خواهد شد. پس حتما فاصله‌های بین زمان تمرکز عمیق را رعایت کنید و هر ۲۵ دقیقه، ۵ دقیقه و هر ۱۰۰ دقیقه، ۳۰ دقیقه استراحت کامل داشته باشید.
برای استراحت موثر، کارهای زیر را انجام دهید:
- از جای خود بلند شوید و به خودتان کش و قوسی بدهید؛
- اگر گرسنه یا تشنه هستید، خوراکی بخورید؛
- به هیچ عنوان به گوشی یا لپتاپ نگاه نکنید؛
- در زمان استراحت، به نکات کاری یا درسی فکر نکنید؛
- اگر خسته هستید، در تایم استراحت طولانی، دراز بکشید و چشمانتان را ببندید.
۵- خودتان را سرزنش نکنید
اگر به تازگی دارید از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید، طبیعی است که تمرکزتان زود بر هم بخورد یا گاهی نتوانید تمام ۲۵ دقیقه را روی یک موضوع تمرکز کنید. اگر به خاطر این موضوع خودتان را سرزنش کنید، فقط وقتتان بیشتر و بیشتر تلف خواهد شد.
در صورتی که در مدیریت زمان و تمرکز، خیلی موفق نیستید، به خودتان زمان بدهید؛ اصولا با تمرین بیشتر، این مشکل حل می‌شود. اگر پس از مدتی همچنان مشکل پابرجا بود، به فکر ریشه‌یابی باشید؛ مثلا گاهی کم‌خونی، بیش‌فعالی یا مصرف برخی داروها روی تمرکز اثر منفی دارد.
۶- نتایج را تحلیل کنید
حتما پس از اینکه از تکنیک پومودورو برای کار یا مطالعه استفاده کردید، یک دقیقه وقت بگذارید و کارهایی که انجام داده‌اید، به شکل لیست برای خودتان بنویسید. این کار، باعث می‌شود دستاوردهایتان را به چشم ببینید و انگیزهٔ بیشتری برای کارهای بعدی به دست بیاورید.
مزایای استفاده از تکنیک پومودورو
بزرگ‌ترین مزیت استفاده از تکنیک پومودورو، جلوگیری از هدررفتن وقت است؛ اما این تکنیک چطور به این اتفاق می‌انجامد؟ در ادامه، به مزایای خاص این تکنیک می‌پردازیم، مزایایی که شاید فکرش را هم نکنید!
۱- انگیزه را بالا می‌برد
با استفاده از تکنیک پومودورو، کارها بهتر و سریع‌تر پیش می‌روند و همین، انگیزه‌ای می‌شود برای انجام کارهای بعدی. در واقع، وقتی کارها خوب پیش می‌روند، روی هم انباشته نمی‌شوند و مرحله به مرحله تیک می‌خورند، انگیزهٔ شما هم برای انجام سایر کارها افزایش می‌یابد.
۲- باعث بهبود خلاقیت می‌شود
اضطراب، حواس‌پرتی و خستگی، سه دشمن بزرگ خلاقیت هستند؛ دشمنانی که مدیریت زمان با پومودورو آن‌ها را شکست خواهد داد! هرچه تمرکز شما روی کار عمیق‌تر باشد و نظم بیشتری داشته باشید، خلاقیت و نوآوری بیشتری هم در ذهنتان شکل می‌گیرد و می‌توانید زودتر پیشرفت کنید.
۳- تمرکز را افزایش می‌دهد
۲۵ دقیقه به دیوار اتاقتان زل بزنید؛ متوجه چیزهایی می‌شوید که تا کنون اصلا آن‌ها را ندیده بودید! این یعنی قدرت تمرکز. وقتی با استفاده از تکنیک پومودورو، به شکل منظم و مداوم روی یک کار وقت صرف می‌کنید، تمرکزتان به تدریج عمیق و عمیق‌تر می‌شود و در نتیجه، بهره‌وری بالاتری خواهید داشت.
۴- از فرسایش جسمی و ذهنی جلوگیری می‌کند
وقتی ساعت‌ها بدون وقفه تلاش می‌کنید روی یک کار خاص متمرکز شوید، خستگی جسمی و ذهنی دیر یا زود سراغتان خواهد آمد. کمردرد، سردرد، ضعیف شدن چشم، گردن درد و مواردی از این قبیل، فقط عوارض جسمی این نوع کار کردن هستند.
در مقابل، وقتی از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید، می‌توانید به شکل منظم بازه‌های تمرکز عمیق و استراحت را تنظیم کنید و در عین حال که به کارهای خود می‌رسید، خسته و فرسوده هم نمی‌شوید.
۵- به اولویت‌بندی کارها کمک می‌کند
همهٔ ما ممکن است در برخی روزها، مسئولیت کارهای زیادی را بر عهده داشته باشیم. بی‌نظمی، باعث می‌شود مدام از این شاخه به آن شاخه بپرید و در نهایت، به هیچ‌کدام از کارهایتان هم نرسید.
استفاده از تکنیک پومودورو، به شما کمک می‌کند اولویت کارها را مشخص کنید و به هر یک از آن‌ها، زمان مشخصی اختصاص دهید. این موضوع، روی نظم بیشتر و رسیدگی بهتر به وظایف مختلف کمک خواهد کرد.
۶- کیفیت کارها را بالا می‌برد
تمرکز بیشتر و نظم در کارها، قطعا نتیجه‌ای جز کیفیت بهتر نخواهد داشت. با تکنیک ۲۵/۵ می‌توانید تمرکز عمیق‌تری روی کار خود داشته باشید و با استراحت منظم، بهره‌وری را افزایش دهید؛:در نتیجه، کار نهایی کیفیت بهتری خواهد داشت.
۷- دشمن اهمال‌کاری است
دلیل نیمی از اهمال‌کاری‌ها، این است که ما نمی‌دانیم چه زمان ارزشمندی را برای کارهای بیهوده تلف می‌کنیم. تکنیک پومودورو، ارزش دقایق را به شما نشان می‌دهد!
وقتی بازهٔ زمانی دقیقی برای تمرکز و استراحت انتخاب کنید، دیگر بهانه‌ای برای اهمال‌کاری و فرار از کارها نخواهید داشت. این تکنیک، برای افرادی که دچار مشکل اختلال نقص توجه (ADHD) و اهمال‌کاری هستند، بسیار مفید است و می‌تواند از انباشته شدن وظایف و مسئولیت‌ها جلوگیری کند.
۸- از مولتی تسکینگ جلوگیری می‌کند
مولتی تسکینگ یعنی انجام چندین کار به شکل همزمان؛ این کار، بهره‌وری و تمرکز را کاهش می‌دهد و باعث می‌شود کیفیت به شکل قابل توجهی کاهش پیدا کند. مزیت تکنیک پومودورو این است که از این اتفاق جلوگیری می‌کند و باعث تمرکز عمیق روی یک کار و انجام همان کار به نحو احسن می‌شود.
۹- به شما اعتماد به نفس می‌دهد
در نهایت، نتیجهٔ بلند مدت استفاده از تکنیک مدیریت زمان پومودورو، این است که بهتر می‌توانید به مسئولیت های خود رسیدگی کنید و همین موضوع، باعث افزایش اعتماد به نفس شما می‌شود. در حقیقت، وقتی کارهای خود را به بهترین شکل به پایان می‌رسانید، به توانمندی‌های خود ایمان می‌آورید و می‌توانید با اعتماد به نفس بیشتر سراغ سایر مسئولیت‌ها بروید.
معرفی سه تا از بهترین اپلیکیشن های پومودورو
ساده‌ترین راه این است که با استفاده از تایمر گوشی یا حتی یک ساعت زنگ‌دار، زمان را تنظیم کنید و کارها را انجام دهید؛ اما دنیا، دنیای تکنولوژی است و برنامه‌های زیادی برای استفاده از تکنیک پومودورو وجود دارند که می‌توانند به تمرکز عمیق شما کمک کنند. از جمله:
Forest
در این برنامه، هرچقدر بیشتر تمرکز کنید، یک درخت بزرگ‌تر می‌شود و اگر اهمال‌کاری کنید، درختتان پژمرده خواهد شد. با انجام وظایف بیشتر، می‌توانید یک جنگل بزرگ با درخت‌هایتان بسازید و همین می‌شود انگیزه‌ای برای مسئولیت‌پذیری بیشتر و انجام سروقت کارها!
این برنامه رابط کاربری ساده‌ای دارد و برای استفاده از آن، می‌توانید سراغ اپلیکین اندروید، IOS یا حتی اکستنشن گوگل کروم بروید.
با این حال حواستان را شش دانگ جمع کنید؛ چون Forest گاهی به طرز متناقضی ممکن است باعث حواس‌پرتی شما شود و با جذابیت‌های درون برنامه، نگذارد روی وظایف اصلی خود تمرکز کنید.
Focus Keeper
اگر جزو کاربران IOS هستید، Focus Keeper یکی از بهترین گزینه‌های موجود برای شماست.
البته استفاده از امکانات ویژهٔ این ابزار مانند تغییر رنگ و تم برنامه، دریافت گزارش کارها، صدای آلارم‌ها و موزیک‌های تمرکز عمیق، نیاز به پرداخت هزینه دارد؛ با این حال، اگر استفادهٔ محدود هم کارتان را راه می‌اندازد، می‌توانید از این ابزار استفاده کنید.
Focus To-Do
به عنوان نویسندهٔ این مقاله، برنامهٔ Focus To-Do را به عنوان یکی از بهترین گزینه‌ها معرفی می‌کنم!
این اپلیکیشن روی تمام نسخه‌های اندروید و IOS نصب می‌شود و با استفاده از آن، می‌توانید لیست وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه را مشخص کنید. همچنین، این امکان را دارید که با تگ‌های مختلف، میزان اولویت هر کار و دسته‌بندی آن را تعیین کنید.
Focus To-Do به شما این امکان را می‌دهد که هنگام تمرکز روی یک کار، موزیک‌ها یا صداهایی پخش کنید که به تمرکز عمیق‌تر شما کمک می‌کنند.
در کل، این برنامه با وجود رابط کاربری خیلی خیلی ساده، امکانات زیادی برای شخصی‌سازی وظایف به شما ارائه می‌دهد که در برنامه‌های مشابه دیده نمی‌شود.
با تکنیک پومودورو، آهسته و پیوسته پیشرفت کنید!
هیچکس با عجله و انجام همزمان چندین کار با هم، نمی‌تواند قله‌های موفقیت را فتح کند. با استفاده از تکنیک پومودورو، می‌توانید در بازه‌های زمانی مشخص، به شکل عمیق و پیوسته روی کار خود متمرکز شوید، استراحت منظم داشته باشید و از این راه بهره‌وری خود را افزایش دهید.
امیدواریم اطلاعات این مقاله، در انجام بهتر کارهایتان به شما کمک کنند؛ اگر سوالی دربارهٔ نکات گفته‌شده دارید، در بخش کامنت‌های همین مقاله، منتظرتان هستیم. برای مطالعه دیگر مقاله‌ها به صفحه وبلاگ قضیه مراجعه کنید.
